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Wie Cloud-Lösungen Freelancern das Leben erleichtern können

 

Über den Autor:

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Gregor Duda ist Mitbegründer der SaaS-Plattform orbnet, welche sich zum Ziel genommen hat die Unternehmensprozesse von Coaches, Beratern und Dienstleistern nachhaltig zu vereinfachen, sodass letztlich mehr Zeit für den Lifestyle oder das eigene Unternehmen bleibt. Er beschäftigt sich seit mehr als 10 Jahren mit dem Thema der Digitalisierung von Unternehmen und der ausgewogenen Einbindung von digitalen Strukturen in bestehende Prozesse.

Wie SaaS-Tools das Business-Leben verändern

Ursprünglich wurde "Cloud-Computing" als Lösung für Unzulänglichkeiten im Bereich der Software und der Datenbanken geschaffen. Bisher lokal installierte Software unterlag ständiger Wartung und häufiger Updates. Jedoch wurden Updates in unregelmäßigen Abständen veröffentlicht, sodass die Software letztlich schon bei der Erscheinung "veraltet" war. SaaS sollte hier für Besserung auf dem Software-Markt sorgen. Gartner schätzt den Umsatz mit Cloud Services im Jahr 2017 auf über 260 Milliarden US-Dollar, somit ist der SaaS-Boom noch lange nicht vorbei. Gründe hierfür sind, dass Community-Plattformen, wie Facebook oder Twitter, vermehrt für die Monetarisierung genutzt werden und hierzu entsprechende SaaS-Strukturen geschaffen wurden. Zusätzlich haben auch große Konzerne die Zweifel an SaaS-Produkten bezüglich Sicherheit und Datenschutz überwunden und entsprechend Cloud-Lösungen mit mehreren tausend Usern implementiert.

Was ist SaaS überhaupt?

Tausende von Unternehmen weltweit setzen auf das bekannte Geschäftsmodell der Software-as-a-Service. Im Prinzip werden bei einem SaaS-Produkt sämtliche Kosten für die Verwaltung von Hard- und Software auf den Anbieter abgewälzt. Zusätzlich übernimmt dieser mit geeigneten Technologien die Wartung und Sicherheit der Daten. Der Nutzer zahlt lediglich einen monatlichen Gesamtpreis für die Nutzung der Software. Damit wird sichergestellt, dass einerseits die monatlichen Betriebskosten für den Software-Anbieter gedeckt werden, andererseits, dass der Nutzer immer eine aktuelle Software mit entsprechender Weiterentwicklung von Features nutzen kann. Es werden im SaaS-Bereich zwei wesentliche Applikationsvarianten unterschieden: reine Anwenderprodukte und Unternehmensapplikationen. Ein Beispiel für ein Anwenderprodukt wäre die Auslagerung des kompletten Mailverkehrs auf die kostenlose Mailapplikation "Gmail" von Google. Eine Unternehmensapplikation ist z.B. Salesforce, welche im Unternehmensnetzwerk u.a. für Vertrieb und Marketing genutzt wird und eine weltweite Kollaboration ermöglicht.

Welche Vorteile bieten Cloud-Services

Kosteneffizienz

Früher wurde Software meist im Unternehmensnetzwerk bzw. lokal auf dem heimischen PC installiert und entsprechend gewartet. Software-Installationen und Konfigurationen haben im Privatbereich oft Stunden verschlungen, im Business-Bereich oft mehrere Tage und tausende von Euros. Danach musste man immer noch die Software testen, um die Kompatibilität mit anderen Systemen gewährleisten zu können. Oft kam es zu Inkompatibilitäten, sodass letztlich die gesamte Belegschaft im Unternehmen in Mitleidenschaft gezogen wurde. Nicht umsonst wurden Updates von Unternehmenssoftware so lange hinausgezögert. Man schaue sich hier nur die Beispiele Betriebssystem-Einführungen an - auch heute noch wird teilweise in Gemeinden und Verwaltungen das Microsoft Betriebssystem "Windows XP" genutzt, und dieses ist mittlerweile knapp 16 Jahre alt! Man kann sich durchaus vorstellen, welche Kosten der Kunde sparen kann, wenn all diese Faktoren vom Anbieter übernommen werden und dieser noch zusätzlich für die Erreichbarkeit haftet.

Perfekt für die Kollaboration

In großen Unternehmen, aber auch im Freelancer-Bereich zählt Kollaboration noch immer zu wichtigsten Erfolgsfaktoren bei der Projektumsetzung. Viele Freelancer arbeiten remote an Projekten und setzen diese im Dialog mit dem Kunden um. Kollaboration gilt geradezu als das Paradebeispiel für das Thema SaaS, da die Kommunikation unabhängig von Ort und Zeit stattfinden kann. Zusätzlich kann SaaS im Vergleich zu normalen Messaging-Systemen mit weiteren Komfortfeatures aufwarten.

Extreme Flexibilität & Kompatibilität

Ein weiterer Vorteil von SaaS-Produkten ist die hohe Skalierbarkeit und die vielfältigen Möglichkeiten in der Anwendung. Nahezu jedes Einsatzgebiet, unabhängig von Ort und Zeit, ist vorstellbar. Freelancer können weltweit Projekte annehmen bzw. an Projekten arbeiten - einzeln oder als Gemeinschaft. Workflows können schneller implementiert werden und die Bearbeitungszeit von Projekten verringert sich enorm. Automatismen in der Software erledigen bestimmte Teilaufgaben effizienter und schneller als es die manuelle Bearbeitung je ermöglichen würde. Freelancer werden durch die Nutzung von SaaS-Produkten letztlich produktiver und wettbewerbsfähiger. Hohe Datensicherheit In den Anfängen des Cloud-Computings gab es durchaus berechtigte Bedenken zum Thema Datensicherheit. Das Thema "Daten in der Wolke" wurde als möglicher Angriffspunkt seitens Dritter angesehen. Heute kann man feststellen, dass Unternehmen und vor allem Freelancer und Berater dem Thema offener gegenüberstehen. Zusätzlich sind Daten in deutschen, ISO 27001-zertifizierten Rechenzentren vermutlich sicherer gegen Angriffe geschützt als in der hausinternen IT, da hier wesentlich mehr Kapital in die Erfüllung der Datenschutzregelungen und in geeignete Sicherheitsmaßnahmen fließt. Themen, wie Backup und Verfügbarkeit werden wesentlich ernster genommen als in vielen anderen Betrieben in Deutschland. Datensicherheit ist kein Verkaufsargument mehr, es ist viel mehr schon Standard. Die Mehrheit der Freelancer setzt schon jetzt auf SaaS-Produkte, vor allem, wenn diese in Deutschland gehostet und entwickelt werden, da das Thema Datensicherheit immer noch eine sehr große Rolle spielt. Die Minderheit hingegen, welche keinesfalls Daten in die Cloud auslagern möchte, kann man mit Argumenten schlecht begegnen, da oft firmeninterne Regelungen oder persönliche Einstellungen der Grund sind, sich gegen SaaS-Produkte zu entscheiden.

Welche Cloud-Services sind für Freelancer relevant?

Taskmanagement mit Trello

Trello ist eines der bekanntesten Projektmanagement-SaaS-Produkte aus Amerika und setzt auf Kanban auf. Hier werden Aufgaben als Karten auf einem Board in verschiedenen sogenannten "Lanes", also Listen und Spalten welche den aktuellen Bearbeitungsstatus einer Aufgabe symbolisieren, angeordnet und können einfach per Drag and Drop verschoben werden. Die Einfachheit ist eines der größten Verkaufsargumente und Stärken für die Software. Trello gibt es als Webapplikation, für iOS und Android. Die Basis-Version gibt es sogar kostenlos - perfekt für den Freelancer von heute!

Der Kalender von Google

Ich kenne keinen Freelancer, der nicht die Dienste des Such-Giganten aus Kalifornien nutzt. Ein extrem hilfreicher und sehr oft verwendeter Dienst ist der Google-Kalender, welcher durch seine offenen Anbindungsmöglichkeiten den Weg in viele Mail-Programme, SaaS-Produkte und Freelancer-Smartphones dieser Welt gefunden hat. Die kostenpflichtige Version, die sogenannte G-Suite, stattet den Freelancer mit den wichtigsten Funktionen für die tägliche Arbeit aus und kostet faire 4 EUR pro User und Monat. Zusätzlich gibt es hier ein komplettes Google-Bundle, welches im Preis inbegriffen ist. Dazu gehören Funktionen, wie die Dropbox-Alternative "G-Drive" oder die mobile Office-Lösung "Google Docs".

Online-Meetings mit zoom.us

Jeder kennt das Thema "Webinare" zur Wissensvermittlung und Kundenakquise. Das Thema ist wahrscheinlich nicht für jeden Freelancer geeignet bzw. nützlich, jedoch bieten Webinare neben der sehr persönlichen Möglichkeit seine potentiellen Kunden kennen zu lernen noch die Möglichkeit des akuten Feedbacks. Webinare sind so gesehen die moderne Variante der alten "Online-Konferenzen" mit einigen weiteren Features. Heutzutage ist das Thema Online-Coaching ohne Webinare fast schon undenkbar. Für Coaches, Berater oder Trainer gibt es einen interessanten Anbieter: Zoom macht die Erstellung von Webinaren zum Kinderspiel und ist für bis zu 100 (!) Teilnehmer sogar kostenlos. Die einzige Limitierung ist, dass die Sessions auf 40 Minuten limitiert sind, was für kurze Kennenlern-Sessions jedoch vollkommen ausreicht. Die Pro-Pakete bewegen sich zwischen knapp 14 EUR (pro Moderator und Monat) und 18 EUR.

orbnet als Digital Office für Freelancer, Berater und Dienstleister

Das Digital Office von orbnet.de bietet Coaches, Beratern und anderen Dienstleistern die Möglichkeit sich endlich wieder auf das Kerngeschäft zu fokussieren während die SaaS-Software die alltägliche Administration übernimmt. Neben der ausführlichen Rechnungsstellung gemäß der neuen GoBD Richtlinien und weiteren buchhalterischen Funktionen gibt es zusätzliche Komfortfunktionen, welche einem das Unternehmerleben deutlich vereinfachen. Hierzu gehören ein voll-integriertes Online-Banking, ein Projekt- und Aufgabenmanagementsystem, eine smarte Zeiterfassung, sowie USPs, wie die Seminar- und Workshop-Verwaltung mit Online-Buchungsmöglichkeiten und angeschlossenem Payment. Tools, wie orbnet, kosten im Vergleich zu Einzellösungen monatlich etwas mehr Geld, bieten dafür jedoch ein komplett integriertes System, bei dem man keine Daten von verschiedenen SaaS-Anbieter-Lösungen hin und her schaufeln muss. Das bedeutet maximale Zeitersparnis - perfekt für den digitalen Nomaden von heute. Neben einer beschränkten Free-Version gibt es die Pro-Pakete. Die Paket-Preise bewegen sich ab Dezember 2017 zwischen 24 EUR und 89 EUR pro Monat.

Fazit

Das waren 4 hilfreiche SaaS-Produkte für dein Freelancer-Leben. Egal, welches du davon ausprobieren möchtest, jedes ist auf seine ganz eigene Art und Weise nicht nur hilfreich, sondern gibt dir die Möglichkeit dich noch effektiver zu organisieren und deine Projekte noch sorgfältiger auszuführen, damit du auch in Zukunft noch viel Freude und Motivation in deiner Selbstständigkeit hast.

 
 

 

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